Reporting Officer - HR - Latakia

المنصب الوظيفي: مسؤول تقارير

القسم: الموارد البشرية

مكان العمل: سوريا - اللاذقية

نوع التوظيف: دوام كامل

المسؤول المباشر: مدير الموارد البشرية

نطاق المسؤولية:

يدعم مسؤول التقارير توثيق أنشطة الموارد البشرية وإعداد التقارير الدورية بما يضمن تقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب للإدارة. يعمل على جمع وتحليل البيانات الخاصة بالموظفين، وصياغة التقارير الفنية والإحصائية التي تعكس حركة التوظيف، الإجازات، الرواتب، ومؤشرات الأداء الرئيسية، مع ضمان الامتثال لسياسات المنظمة وقانون العمل.

المسؤوليات والمهام:

·        إعداد التقارير الدورية (أسبوعية، شهرية، ربع سنوية) الخاصة بالموارد البشرية بما في ذلك تقارير الرواتب والتوظيف.

·        جمع البيانات الكمية والنوعية المتعلقة بالموظفين والتأكد من دقتها واكتمالها.

·        تحليل البيانات وإبراز مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بالموارد البشرية مثل معدلات الدوران الوظيفي والغياب.

·        التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان تحديث وتوثيق معلومات الموظفين وإجراءات التقييم بشكل صحيح.

·        المساهمة في إعداد وتحديث الهياكل التنظيمية ومراجعة جداول الدوام.

·        مراجعة تقارير الموارد البشرية لضمان جودتها وتطابقها مع سياسات وإجراءات المنظمة.

المؤهلات التعليمية والخبرات:

·        شهادة جامعية في الموارد البشرية، إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.

·        خبرة سابقة في إعداد تقارير الموارد البشرية وتحليل بيانات الموظفين.

·        مهارات ممتازة في الكتابة باللغتين العربية والإنجليزية.

·        قدرة عالية على تحليل البيانات واستخدام برامج مثل اكسل و   التعامل مع أنظمة إدارة الموارد البشرية.

نبذة عن منظمة UITYD

منظمة UITYD هي منظمة طبية محلية غير ربحية تشارك في تمويلها ميدجلوبال (MedGlobal) وجهات مانحة متعددة؛ تأسست وسجلت في تركيا عام 2020، وتعمل على الخطوط الأمامية للإغاثة من الأزمات في سوريا وتركيا لتخفيف المعاناة وإنقاذ الأرواح. تقدم المنظمة الخدمات الصحية وتعيد بناء الرعاية الصحية للمحتاجين، وتدعم الأطباء والكوادر الطبية من خلال تقديم تدريبات مهنية وتعليمية، وتوفر الأدوية والمستلزمات الطبية للمستشفيات والعائلات الضعيفة، بما في ذلك اللاجئين والنازحين في المناطق المتضررة والمحرومة. تقدم مساعداتها بناءً على الحاجة، بغض النظر عن العرق، الدين، الجنس، أو الانتماء السياسي. تتكون UITYD من متطوعين في المجال الطبي والصحة العامة من خلفيات متنوعة.

مدونة قواعد السلوك

تعكس مدونة قواعد السلوك الخاصة بـ UITYD مجموعة المعتقدات والقيم الأساسية للمهنة المتمثلة في الرعاية والاحترام والثقة والنزاهة. تعتبر هذه المعتقدات والقيم أساسية لموظفي UITYD ومتطوعيها والمتدربين والمستشارين والمقاولين لتوجيه ممارساتهم وسلوكهم. يجب التصرف دائماً بإنصاف وصدق ونزاهة وانفتاح؛ واحترام آراء الآخرين ومعاملة الجميع بمساواة وكرامة دون اعتبار للجنس، العرق، اللون، المعتقد، الأصل، الانتماء السياسي، الدين، الحالة الاجتماعية، الإعاقة، العمر، أو التوجه الجنسي. يجب تقديم تجربة إيجابية وقيّمة لأولئك الذين يتلقون الخدمة داخل وخارج UITYD.

سياسة حماية الطفل

إساءة معاملة الأطفال بجميع أشكالها أمر غير مقبول بالنسبة لـ UITYD، التي تدرك مسؤوليتها في حماية الأطفال من الأذى في جميع مجالات عملها. تلتزم UITYD بضمان بيئة آمنة للأطفال وتطبق نهج عدم التسامح مطلقاً تجاه أي نوع من أنواع الإساءة للأطفال واستغلالهم.

سياسة التمييز والإساءة والتحرش

توفر UITYD فرص عمل متكافئة لجميع الموظفين والمتقدمين للعمل وتحظر صراحة ولن تتسامح مع أي شكل من أشكال التمييز، الإساءة، أو التحرش (الجنسي أو غيره)، بناءً على العرق، الإثنية، الدين، الأصل القومي، الجنس، العمر، الحالة الاجتماعية، الجنسية، الإعاقة، أو الوضع العسكري. يجب على موظفي UITYD والأفراد المرتبطين بها ألا يشاركوا تحت أي ظرف من الظروف في أي شكل من أشكال التمييز أو التحرش أو الإساءة (الجسدية، الجنسية أو اللفظية) أو التخويف أو الاستغلال، أو بأي طريقة أخرى تنتهك حقوق الآخرين داخل أو خارج المنظمة.

ملاحظة :

1.     نظراً لاحتياجات التوظيف العاجلة، قد نبدأ في إجراء المقابلات بينما لا يزال إعلان الوظيفة نشطاً

2.     نحن نشجع النساء بشدة على التقدم لهذه الوظيفة

JOB TITLE: Reporting Officer

DEPARTMENT: HR

LOCATION: Syria Lattakia

POST TYPE: Full-Time

JOB SUMMARY:

The Reporting Officer supports HR documentation and reporting processes to ensure the timely delivery of accurate and high-quality information regarding personnel to management. The role involves collecting and analyzing staff data, and preparing statistical and technical reports that reflect recruitment, attendance, payroll, and HR metrics, in compliance with organizational policies.

Responsibilities and duties:

·        Prepare periodic HR reports (weekly, monthly, quarterly) including payroll, attendance, and recruitment updates.

·        Collect quantitative and qualitative personnel data and ensure its accuracy and completeness in the HR database.

·        Analyze data and highlight key HR performance indicators (KPIs) such as staff turnover and absenteeism rates.

·        Coordinate with other departments to ensure proper documentation of employee records and performance appraisals.

·        Support the preparation and updating of organizational charts and staff timesheets.

·        Review and edit HR reports to ensure quality and compliance with internal policies.

Requirements and Skills:

·        Bachelor’s degree in Human Resources, Business Administration, or a related field.

·        Previous experience in HR reporting and analyzing personnel data.

·        Excellent writing skills in both Arabic and English.

·        Strong data analysis skills and proficiency in tools such as Excel and HRIS software.

ABOUT UITYD

UITYD is a local medical non-profit organization Co-funded by Med Global and multiple donors; it registered in Turkey in the year 2020, working on the front lines of crisis relief in Syria and Turkey to alleviate suffering and save lives, It provides health services and rebuilding healthcare to people in need and supports doctors and medical professionals by provides professional and educational pieces of training to physicians, and delivers medicine and medical supplies to hospitals and vulnerable families, including refugees and displaced persons, in disaster and underserved regions and offers assistance to people based on need, irrespective of race, religion, gender, or political affiliation, UITYD is composed of medical and public health volunteers of diverse backgrounds.

CODE OF CONDUCT

UITYD Code of Conduct reflects the profession’s core set of beliefs and values of care, respect, trust, and integrity. These beliefs and values are fundamental to UITYD employees, volunteers, interns, consultants, and contractors to guide their practice and conduct. The Code is organized into categories, as follows:

Always act with fairness, honesty, integrity, and openness; respect the opinions of others and treat all with equality and dignity without regard to gender, race, color, creed, ancestry, place of origin, political beliefs, religion, marital status, disability, age, or sexual orientation.

Provide a positive and valued experience for those receiving service within and outside UITYD.

CHILD PROTECTION POLICY

Child abuse in all forms is unacceptable to UITYD, which recognizes its responsibility to protect children from harm in all areas of its work. UITYD is committed to ensuring a child-safe environment and is applying a zero-tolerance approach towards any kind of child abuse and exploitation.

DISCRIMINATION, ABUSE, AND HARASSMENT POLICY

UITYD provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and expressly prohibits and will not tolerate any form of discrimination, abuse, harassment (sexual or otherwise), based upon race, ethnicity, religion, national origin, gender, age, marital status, citizenship status, disability, or military status. UITYD employees and related personnel must under no circumstances take part in any form of discrimination, harassment, or abuse (physical, sexual or verbal), intimidation or exploitation, or in any other way infringe the rights of others inside or outside the organization.

Note :

1.     Due to urgent hiring needs, we may begin conducting interviews while the job posting is still active.

2.     We strongly encourage women to apply for this role